Bài 1.4 · Chương 1: Nền tảng quản lý dự án
Cơ cấu chức năng, ma trận yếu – cân bằng – mạnh và theo dự án ảnh hưởng thế nào đến quyền hạn của PM; phân biệt yếu tố môi trường doanh nghiệp (EEF) với tài sản quy trình tổ chức (OPA) qua ví dụ Việt Nam.
| Theo dự án (projectized) | Cao, gần như toàn quyền | Toàn thời gian cho dự án | PM | PM toàn thời gian, có đội riêng |
Ngoài ra còn các dạng hữu cơ/đơn giản (doanh nghiệp nhỏ, linh hoạt), đa bộ phận (theo sản phẩm, vùng), ảo (mạng lưới đối tác), lai (hybrid) và cơ cấu có PMO đóng vai trò trung tâm. Trong thực tế, phần lớn tổ chức là ma trận ở mức độ nào đó.
Điểm mạnh và điểm yếu:
Một lưu ý thú vị là định luật Conway: hệ thống mà tổ chức thiết kế thường phản chiếu cấu trúc giao tiếp của tổ chức đó. Nếu ba phòng ban không nói chuyện với nhau, sản phẩm thường có ba mảnh ghép rời rạc.
Yếu tố môi trường doanh nghiệp (Enterprise Environmental Factors — EEF) là điều kiện nằm ngoài sự kiểm soát trực tiếp của đội dự án, tác động, ràng buộc hoặc định hướng dự án. Chúng có thể giúp hoặc cản trở.
EEF bên trong tổ chức: văn hoá, cơ cấu và quản trị; phân bố địa lý của cơ sở và nhân sự; hạ tầng; phần mềm, hệ thống công nghệ thông tin; nguồn lực sẵn có; năng lực nhân viên.
EEF bên ngoài tổ chức: điều kiện thị trường; ảnh hưởng văn hoá, xã hội; luật pháp và quy định; cơ sở dữ liệu thương mại; nghiên cứu học thuật; tiêu chuẩn của nhà nước, ngành; điều kiện tài chính (tỷ giá, lãi suất, lạm phát); môi trường tự nhiên (thời tiết, mùa mưa bão).
Ví dụ ở Việt Nam: quy định về thẩm định, phê duyệt dự án đầu tư công; quy định bảo vệ dữ liệu cá nhân; mùa mưa ở miền Trung ảnh hưởng thi công; Tết Nguyên đán làm năng suất giảm hai, ba tuần; thị trường lao động công nghệ thông tin biến động lương.
Tài sản quy trình tổ chức (Organizational Process Assets — OPA) là kế hoạch, quy trình, chính sách, thủ tục và cơ sở tri thức của chính tổ chức mà dự án có thể dùng. Chia hai nhóm:
| Câu hỏi | EEF | OPA |
|---|---|---|
| Ai sở hữu, tạo ra? | Môi trường trong và ngoài, không do dự án kiểm soát | Chính tổ chức |
| Dự án dùng như thế nào? | Ràng buộc, điều kiện phải tính đến | Công cụ, hướng dẫn, dữ liệu để dùng lại |
| Ví dụ | Luật, văn hoá, thị trường, hạ tầng | Mẫu kế hoạch, bài học kinh nghiệm, quy trình phê duyệt |
Mẹo nhớ: nếu là thứ "có trong ngăn kéo" của tổ chức để tra cứu và dùng lại — đó là OPA. Nếu là "thời tiết" mà bạn phải thích nghi — đó là EEF. Văn hoá tổ chức là EEF (dù ở bên trong), còn quy trình mà văn hoá đó tạo ra và văn bản hoá là OPA.
Một PM được giao dự án triển khai phần mềm quản lý bệnh viện tại một bệnh viện tỉnh có cơ cấu chức năng rõ rệt. Các điều dưỡng trưởng khoa là cấp trên trực tiếp của nhân sự tham gia dự án. PM nhận ra:
Câu hỏi thường mô tả quyền hạn của PM hoặc chuyện nhân viên "có hai sếp" để bạn nhận ra cơ cấu ma trận, hoặc yêu cầu phân loại một yếu tố là EEF hay OPA. ECO 2026 gắn với BE1 (quản trị) và BE7 (hỗ trợ thay đổi tổ chức) — vì thay đổi do dự án mang lại phải đi qua văn hoá và cơ cấu sẵn có. Xem thêm PMO và Thay đổi tổ chức và môi trường bên ngoài.
5 câu · Đạt từ 70 %
Theo PMBOK® Guide – Ấn bản 8 (PMI, 2025): 6 nguyên tắc, 7 lĩnh vực hiệu suất, 5 nhóm trọng tâm với 40 quy trình không bắt buộc. PMBOK là nhãn hiệu đã đăng ký của Project Management Institute.