Bài 6.8 · Chương 6: ECO 2026 — Quy trình (Process)
Thiếu người đúng kỹ năng đúng lúc, hai người cùng nghĩ việc kia là của người khác, thành viên bị xếp 150% công suất — đều là lỗi lập kế hoạch nhân sự. Bài này hướng dẫn xây ma trận RACI, ma trận kỹ năng và tính công suất thực cho đội dự án.
Ma trận phân công trách nhiệm (Responsibility Assignment Matrix — RAM) thể hiện mối quan hệ giữa công việc (hoặc kết quả bàn giao) và người (hoặc vai trò). Dạng phổ biến nhất là RACI:
Quy tắc kiểm tra một ma trận RACI:
Ma trận RACI nên được thống nhất với các bên chứ không chỉ do PM điền. Buổi rà soát ma trận thường lộ ra những hiểu lầm lớn: hai trưởng phòng đều nghĩ mình là A của việc phê duyệt thiết kế.
Ma trận kỹ năng (skills matrix) liệt kê thành viên theo hàng, kỹ năng theo cột, mỗi ô ghi mức thành thạo (ví dụ 0–3: chưa biết, đang học, làm độc lập, có thể hướng dẫn người khác). Nó giúp:
Trong đội agile, ma trận kỹ năng thường được đội tự cập nhật trên bảng chung, khuyến khích hình thành thành viên "hình chữ T": sâu một lĩnh vực, biết rộng các lĩnh vực lân cận.
Lỗi kinh điển là lập kế hoạch như thể mỗi người dành 100% thời gian cho dự án. Thực tế phải trừ:
Ví dụ: một kỹ sư được phân 50% cho dự án, 5 ngày/tuần, sau khi trừ họp và hành chính còn khoảng 6 giờ làm việc thực mỗi ngày: công suất cho dự án ≈ 5 × 6 × 50% = 15 giờ/tuần, chứ không phải 20 giờ.
Bẫy tận dụng nguồn lực 100%: xếp kín lịch mọi người trông có vẻ hiệu quả, nhưng giống như đường cao tốc kín xe — chỉ một sự cố nhỏ là mọi thứ tắc. Thời gian chờ tăng vọt khi mức sử dụng tiến gần 100%. Giữ một khoảng đệm giúp đội xử lý việc phát sinh mà không làm trễ cả chuỗi.
Khi biểu đồ nguồn lực cho thấy một người bị xếp quá công suất ở một giai đoạn, PM dùng san bằng nguồn lực (dời các việc có thời gian dự trữ, chấp nhận kéo dài tiến độ nếu cần) hoặc bổ sung người, chia lại việc.
Dự án số hoá hồ sơ bệnh án cho một bệnh viện tỉnh cần 12 người, phần lớn là nhân viên bệnh viện kiêm nhiệm. PM anh Hưng:
Đề thi hay hỏi: hai người cùng nghĩ mình chịu trách nhiệm về một việc, hoặc không ai làm một việc — công cụ cần dùng là ma trận RACI (mỗi việc đúng một A). Thành viên bị xếp quá tải — xem biểu đồ nguồn lực, dùng san bằng nguồn lực hoặc điều chỉnh phân công. Thiếu kỹ năng then chốt — ma trận kỹ năng để nhận diện, rồi đào tạo, thuê ngoài hoặc điều chỉnh kế hoạch. Trong tổ chức ma trận, việc giữ người cho dự án là thương lượng với trưởng phòng chức năng, không phải ra lệnh.
5 câu · Đạt từ 70 %
Theo PMBOK® Guide – Ấn bản 8 (PMI, 2025): 6 nguyên tắc, 7 lĩnh vực hiệu suất, 5 nhóm trọng tâm với 40 quy trình không bắt buộc. PMBOK là nhãn hiệu đã đăng ký của Project Management Institute.