Bài 6.5 · Chương 6: ECO 2026 — Quy trình (Process)
Task PR6 của ECO 2026 nhìn từ khâu lập kế hoạch: bốn kỹ thuật ước lượng chi phí, độ chính xác theo giai đoạn, cách cộng dồn từ gói công việc thành đường cơ sở chi phí, phân biệt dự phòng rủi ro và dự phòng quản lý, đối chiếu giới hạn cấp vốn.
| Kỹ thuật | Cách làm | Ưu điểm | Hạn chế |
|---|---|---|---|
| Ước lượng tương tự | Dựa vào chi phí thực tế của dự án tương tự trước đây, điều chỉnh theo khác biệt | Nhanh, rẻ, dùng được khi thông tin còn ít | Kém chính xác nếu hai dự án không thật sự giống |
| Ước lượng tham số | Nhân đơn giá với số lượng theo mô hình thống kê (đồng/m², đồng/km, giờ/màn hình) | Chính xác khá nếu dữ liệu lịch sử tốt và có thể co giãn | Cần dữ liệu đáng tin và quan hệ tuyến tính hợp lý |
| Ước lượng từ dưới lên | Ước lượng từng gói công việc rồi cộng dồn lên | Chính xác nhất, người làm tham gia ước lượng | Tốn công, chỉ làm được khi phạm vi đã phân rã |
| Ước lượng ba điểm | Dùng giá trị lạc quan, khả dĩ nhất, bi quan để tính giá trị kỳ vọng | Phản ánh bất định, cho biết độ rộng rủi ro | Phụ thuộc chất lượng ba con số đầu vào |
Công thức của ước lượng ba điểm (tam giác và beta/PERT) đã được trình bày trong bài PERT, CPM và đường găng — cách tính áp dụng y hệt cho chi phí.
Ngoài ra còn ý kiến chuyên gia, ước lượng theo nhóm (Delphi, biểu quyết) và phân tích hồ sơ thầu — so giá chào của nhà cung cấp với ước lượng độc lập của dự án để phát hiện giá bất thường.
Ở đầu dự án, thông tin còn ít nên khoảng sai số lớn; càng phân rã phạm vi, khoảng sai số càng hẹp. Nhiều tổ chức dùng quy ước:
Các con số cụ thể tuỳ tổ chức; ý chính là ước lượng cần được lập lại và tinh chỉnh dần (tư duy lập kế hoạch cuốn chiếu), và PM phải ghi khoảng sai số đi kèm thay vì đưa một con số "chắc chắn".
Một ước lượng đầy đủ thường gồm: nhân công, vật tư, thiết bị, dịch vụ thuê ngoài, cơ sở vật chất, chi phí tài chính (lãi vay, chênh lệch tỷ giá nếu có), chi phí chất lượng (kiểm thử, kiểm định), chi phí quản lý dự án. Đi kèm là cơ sở ước lượng: giả định, ràng buộc, nguồn dữ liệu, mức độ tin cậy.
Đừng quên góc nhìn chi phí vòng đời: phương án rẻ lúc đầu tư có thể đắt hơn khi tính cả vận hành, bảo trì và thải bỏ. Đây là điểm nối giữa PR6 với nguyên tắc Tập trung vào giá trị và phát triển bền vững.
Ngân sách được xây theo từng tầng, giống chồng các khối:
| Thành phần | Nằm trong đường cơ sở? | Ai được dùng? | Dành cho |
|---|---|---|---|
| Dự phòng rủi ro | Có | PM, theo kế hoạch ứng phó rủi ro | Rủi ro đã biết (known-unknowns) |
| Dự phòng quản lý | Không | Cần phê duyệt của nhà tài trợ hoặc quy trình thay đổi | Rủi ro chưa biết (unknown-unknowns) |
Khi dùng dự phòng quản lý, đường cơ sở chi phí phải được cập nhật qua kiểm soát thay đổi, vì tiền được chuyển từ ngoài vào trong đường cơ sở.
Một sở ngành lập ngân sách cho cổng dịch vụ công:
Giữa dự án, một quy định mới buộc bổ sung chức năng ký số — rủi ro chưa ai lường trước. PM không tự lấy tiền dự phòng quản lý, mà lập yêu cầu thay đổi; khi được duyệt 90 triệu, đường cơ sở chi phí tăng lên 2 090 triệu, dự phòng quản lý còn 60 triệu.
Tổ chức hiếm khi cấp toàn bộ tiền một lần. Nếu đường cong chi tiêu dự kiến vượt giới hạn cấp vốn của một quý, PM phải dời lịch một số hoạt động (dùng dự trữ thời gian nếu có) để chi tiêu khớp với dòng tiền được cấp. Đây là lý do ngân sách và tiến độ phải được lập cùng nhau: thay đổi lịch để khớp vốn có thể kéo theo thay đổi đường găng.
Trong cách tiếp cận agile, phạm vi thay đổi nên ngân sách thường được lập theo chi phí đội ổn định: chi phí mỗi Sprint ≈ số người × đơn giá × thời lượng Sprint. Ngân sách được cấp theo từng giai đoạn hoặc theo lộ trình, và nhà tài trợ quyết định tiếp tục hay dừng dựa trên giá trị đã bàn giao. Ước lượng tương đối (điểm câu chuyện) kết hợp với tốc độ của đội cho phép dự báo "cần bao nhiêu Sprint, tức bao nhiêu tiền" cho một phạm vi mong muốn. Dự án hybrid thường dùng ngân sách cố định cho phần hạ tầng dự đoán được và ngân sách theo nhịp cho phần phần mềm.
Câu hỏi về PR6 ở giai đoạn lập kế hoạch thường kiểm tra: chọn kỹ thuật ước lượng phù hợp với lượng thông tin hiện có; biết dự phòng rủi ro nằm trong đường cơ sở, dự phòng quản lý nằm ngoài; biết dùng dự phòng quản lý cần phê duyệt; biết đường cơ sở chi phí là chuẩn để đo hiệu suất (xem EVM). Dấu hiệu đáp án đúng: minh bạch, có căn cứ, người làm tham gia ước lượng, thay đổi đường cơ sở qua kiểm soát thay đổi.
5 câu · Đạt từ 70 %
Theo PMBOK® Guide – Ấn bản 8 (PMI, 2025): 6 nguyên tắc, 7 lĩnh vực hiệu suất, 5 nhóm trọng tâm với 40 quy trình không bắt buộc. PMBOK là nhãn hiệu đã đăng ký của Project Management Institute.