Bài 6.6 · Chương 6: ECO 2026 — Quy trình (Process)
Task PR5 sau khi đã có kế hoạch mua sắm: soạn hồ sơ mời thầu và tuyên bố công việc, tổ chức hội nghị bên dự thầu, chấm điểm theo tiêu chí, đàm phán theo nguyên tắc, quản lý thay đổi và nghiệm thu hợp đồng, giải quyết tranh chấp và đóng hợp đồng.
Hội nghị bên dự thầu là buổi gặp chung, trước hạn nộp hồ sơ, để mọi nhà cung cấp tiềm năng đặt câu hỏi. Nguyên tắc vàng: mọi câu hỏi và câu trả lời được gửi bằng văn bản cho tất cả; không ai được thông tin riêng. Điều này bảo đảm công bằng và giúp các hồ sơ có thể so sánh được.
Khi chấm điểm:
Giá thấp nhất không đồng nghĩa với lựa chọn tốt nhất — nhất là với dịch vụ trí tuệ, nơi năng lực đội ngũ quyết định chất lượng.
Đàm phán hợp đồng nhằm đi đến thoả thuận công bằng và bền vững, vì hai bên sẽ làm việc cùng nhau nhiều tháng. Cách tiếp cận đàm phán theo nguyên tắc gợi ý:
Trước khi vào bàn, mỗi bên nên biết phương án thay thế tốt nhất nếu không đạt thoả thuận (BATNA) — đây là "điểm rời bàn". Khoảng giao nhau giữa mức tối thiểu chấp nhận được của hai bên là vùng thoả thuận khả dĩ (ZOPA); nếu không có vùng này, kéo dài đàm phán chỉ tốn thời gian.
PM thường không có quyền ký hợp đồng — người có thẩm quyền là bộ phận mua sắm hoặc pháp chế. Vai trò của PM là cung cấp yêu cầu kỹ thuật, đánh giá tác động lên dự án và bảo đảm hợp đồng phản ánh đúng nhu cầu.
Hợp đồng là văn bản pháp lý: cái gì không có trong hợp đồng thì không ràng buộc, dù hai bên đã "nói miệng". Các việc chính:
Trong dự án agile, hợp đồng có thể chia thành nhiều đợt nhỏ, giá cố định cho từng phần, hoặc thời gian và vật tư có trần; quan trọng là có cơ chế đổi hạng mục trong phạm vi mà không cần đàm phán lại toàn bộ.
Bất đồng về phạm vi, chất lượng hay khoản phải trả gọi là khiếu nại (claim). Trình tự ưu tiên:
Hợp đồng tốt quy định sẵn cơ chế giải quyết tranh chấp. Trong khi tranh chấp, công việc không bị tranh chấp vẫn nên tiếp tục để không gây thiệt hại cho cả hai bên.
Hợp đồng được đóng khi: mọi sản phẩm đã được nghiệm thu chính thức, khiếu nại đã giải quyết, thanh toán cuối đã xong, hồ sơ đã lưu trữ. Nên có đánh giá hiệu suất nhà cung cấp để làm cơ sở cho lần mua sắm sau và kiểm toán mua sắm để rút bài học cho quy trình. Hợp đồng cũng có thể chấm dứt sớm theo điều khoản (vì tiện lợi hoặc vì vi phạm) — khi đó vẫn phải thanh toán phần đã nghiệm thu và xử lý theo hợp đồng.
Một sở xây dựng thuê ngoài phát triển ứng dụng tra cứu quy hoạch.
Dấu hiệu đáp án đúng: mọi thông tin cho nhà thầu được chia sẻ công bằng bằng văn bản; chọn theo tiêu chí công bố, không chỉ theo giá; thay đổi hợp đồng phải có văn bản và qua người có thẩm quyền; tranh chấp ưu tiên đàm phán rồi đến ADR; đóng hợp đồng cần nghiệm thu chính thức và lưu hồ sơ. Đáp án sai thường là: PM tự thoả thuận thay đổi miệng, trả lời riêng một nhà thầu, khởi kiện ngay khi có bất đồng.
5 câu · Đạt từ 70 %
Theo PMBOK® Guide – Ấn bản 8 (PMI, 2025): 6 nguyên tắc, 7 lĩnh vực hiệu suất, 5 nhóm trọng tâm với 40 quy trình không bắt buộc. PMBOK là nhãn hiệu đã đăng ký của Project Management Institute.