Bài 6.11 · Chương 6: ECO 2026 — Quy trình (Process)
Máy móc về muộn hai tuần, vật tư tồn kho chiếm chỗ công trường, thiết bị thuê nằm chờ — nguồn lực vật chất có thể làm hỏng tiến độ không kém nhân sự. Bài này hướng dẫn lập kế hoạch thiết bị, vật tư theo thời gian cung ứng, chọn thuê hay mua và giảm lãng phí.
Nguyên tắc quan trọng: lập kế hoạch ngược từ ngày cần dùng, không xuôi từ ngày đặt hàng.
Ví dụ: một trạm biến áp cần lắp đặt vào tuần 20. Các bước trước đó:
Cộng lại 18 tuần, nghĩa là quy trình mua sắm phải bắt đầu chậm nhất tuần 2. Nếu đặc tả kỹ thuật chưa xong ở tuần 2, đó là một rủi ro tiến độ cần xử lý ngay, không phải ở tuần 15.
Các mặt hàng có thời gian cung ứng dài nhất nên được đưa vào danh sách "hàng đặt sớm" (long-lead items) và theo dõi riêng trong lịch tiến độ, thậm chí đặt hàng trước khi hoàn tất thiết kế chi tiết nếu được nhà tài trợ chấp thuận rủi ro.
Lịch nguồn lực của thiết bị cho biết khi nào thiết bị có mặt, bao nhiêu giờ mỗi ngày, lịch bảo trì, ngày trả lại. Với thiết bị dùng chung giữa các dự án, lịch này cần được thống nhất với bộ phận quản lý tài sản hoặc PMO.
Biểu đồ sử dụng thiết bị theo thời gian giúp phát hiện:
Đây là dạng phân tích tự làm hay đi mua áp dụng cho thiết bị. Các yếu tố cần cân nhắc:
| Yếu tố | Nghiêng về thuê | Nghiêng về mua |
|---|---|---|
| Thời gian sử dụng | Ngắn, một dự án | Dài, nhiều dự án |
| Tần suất | Thỉnh thoảng | Liên tục |
| Công nghệ | Thay đổi nhanh | Ổn định |
| Bảo trì | Bên cho thuê lo | Tổ chức có năng lực tự bảo trì |
| Vốn | Hạn chế | Sẵn có, chi phí vốn thấp |
Phép tính điểm hoà vốn đơn giản: nếu thuê một máy phát điện 1,5 triệu đồng/ngày, mua mới 180 triệu đồng và chi phí vận hành, bảo trì tương đương nhau, thì dùng trên 120 ngày sẽ có lợi khi mua (chưa tính giá trị thanh lý và chi phí vốn). Trong thực tế, cần thêm chi phí lưu kho, bảo hiểm, khấu hao và khả năng dùng cho dự án sau.
Sản xuất đúng lúc (Just-in-Time — JIT) giao vật tư sát ngày cần, giảm chi phí kho bãi và lãng phí. Nhưng JIT chỉ an toàn khi chuỗi cung ứng ổn định. Với vật tư nhập khẩu, vật tư có ít nhà cung cấp hoặc mùa cao điểm vận tải, cần dự trữ an toàn cho mặt hàng then chốt.
Cách cân bằng: phân loại vật tư theo mức độ then chốt và rủi ro cung ứng. Vật tư phổ thông, nhiều nhà cung cấp gần → đúng lúc. Vật tư then chốt, nguồn duy nhất, nhập khẩu → đặt sớm, dự trữ, hoặc tìm nhà cung cấp dự phòng.
Thu nhận nguồn lực vật chất đi kèm hợp đồng mua sắm, nên kế hoạch quản lý mua sắm cần ghi rõ: hàng nào mua, thuê; tiêu chí chọn nhà cung cấp; mốc giao hàng; tiêu chí nghiệm thu đầu vào. Trong thực hiện, PM theo dõi:
Nguyên tắc tích hợp phát triển bền vững của PMBOK® Guide 8 áp dụng trực tiếp ở đây:
Xem thêm bài Kinh tế tuần hoàn và mua sắm xanh.
Dự án lắp đặt điện mặt trời áp mái cho 8 nhà xưởng ở Bình Dương. Bộ biến tần nhập khẩu có thời gian cung ứng dài nhất, PM anh Khoa đưa vào danh sách đặt sớm ngay khi thiết kế cơ sở được duyệt. Tấm pin có nhiều nhà phân phối trong nước nên giao theo từng nhà xưởng, tránh tồn kho trên mái. Cần trục được thuê theo đợt: anh sắp xếp lắp liền 2–3 nhà xưởng gần nhau mỗi đợt để không trả tiền cho những ngày cần trục nằm chờ. Khi một lô biến tần bị chậm hai tuần vì thiếu tàu, khoảng đệm đã lập giúp mốc đóng điện không bị ảnh hưởng.
Câu hỏi thường gặp: thiết bị then chốt có thời gian cung ứng dài — đáp án tốt là xác định sớm, đặt hàng sớm, theo dõi riêng và lập kế hoạch ngược từ ngày cần. Thiết bị thuê nằm chờ — sắp xếp lại lịch hoặc điều chỉnh hợp đồng thuê. Lựa chọn thuê hay mua — phân tích tự làm hay đi mua dựa trên chi phí vòng đời, tần suất sử dụng. Chuỗi cung ứng không ổn định — cân nhắc dự trữ hoặc nhà cung cấp dự phòng thay vì JIT thuần tuý.
5 câu · Đạt từ 70 %
Theo PMBOK® Guide – Ấn bản 8 (PMI, 2025): 6 nguyên tắc, 7 lĩnh vực hiệu suất, 5 nhóm trọng tâm với 40 quy trình không bắt buộc. PMBOK là nhãn hiệu đã đăng ký của Project Management Institute.