Bài 9.6 · Chương 9: Công cụ và công thức
Khi tiến độ quá dài hoặc nguồn lực bị phân bổ quá tải: tính độ dốc chi phí để rút ngắn đúng hoạt động, làm song song và rủi ro đi kèm, phân biệt san bằng với làm mịn nguồn lực, phương pháp chuỗi găng với bộ đệm dự án và bộ đệm hội nhập.
Mỗi hoạt động có thời gian bình thường và thời gian rút ngắn tối đa, tương ứng với chi phí bình thường và chi phí rút ngắn. Độ dốc chi phí cho biết mỗi ngày rút ngắn tốn bao nhiêu:
Độ dốc chi phí = (Chi phí rút ngắn − Chi phí bình thường) ÷ (Thời gian bình thường − Thời gian rút ngắn)
Quy tắc: mỗi lần rút ngắn một ngày, chọn hoạt động găng có độ dốc thấp nhất, rồi tính lại đường găng. Khi có nhiều đường găng song song, phải rút đồng thời trên tất cả các đường đó.
Dự án có năm hoạt động (chi phí tính bằng triệu đồng):
| Hoạt động | Phụ thuộc | Bình thường (ngày) | Rút tối đa (ngày) | Chi phí bình thường | Chi phí rút ngắn | Độ dốc (triệu/ngày) |
|---|---|---|---|---|---|---|
| A | — | 5 | 4 | 20 | 26 | 6 |
| B | A | 8 | 6 | 30 | 40 | 5 |
| C | A | 6 | 4 | 24 | 32 | 4 |
| D | C | 3 | 2 | 15 | 25 | 10 |
| E | B, D | 4 | 3 | 16 | 19 | 3 |
Hai đường: A–B–E = 5 + 8 + 4 = 17 ngày; A–C–D–E = 5 + 6 + 3 + 4 = 18 ngày (đường găng). Khách hàng yêu cầu xong trong 15 ngày, tức cần rút 3 ngày.
Tổng chi phí tăng thêm: 3 + 4 + 6 = 13 triệu đồng. Nếu chỉ nhìn bảng mà chọn ngay B (độ dốc 5, nghe có vẻ rẻ) thì vô ích, vì B không nằm trên đường găng ban đầu.
So chi phí tăng thêm với lợi ích của việc xong sớm: tiền phạt chậm trễ tránh được, chi phí gián tiếp (thuê văn phòng, quản lý) tiết kiệm được mỗi ngày, doanh thu có sớm hơn. Nếu chi phí gián tiếp là 5 triệu mỗi ngày, rút ngày thứ nhất (3 triệu) và thứ hai (4 triệu) là có lời, còn ngày thứ ba (6 triệu) chỉ đáng khi có lý do khác như tiền phạt hợp đồng.
Lưu ý thêm: thêm người không phải lúc nào cũng rút ngắn được — với công việc trí óc, người mới cần thời gian làm quen và tăng chi phí phối hợp (định luật Brooks).
Làm song song biến quan hệ kết thúc – bắt đầu thành chồng lấn, chẳng hạn bắt đầu thi công móng khi bản vẽ phần thân chưa duyệt xong, hoặc bắt đầu lập trình khi thiết kế mới hoàn thành 70%. Không tốn thêm chi phí trực tiếp, nhưng nếu phần làm trước thay đổi thì phần làm sau phải làm lại. Chỉ nên làm song song với phụ thuộc tuỳ ý (do thói quen hoặc thực hành tốt), không áp dụng được cho phụ thuộc bắt buộc (bê tông phải đông kết trước khi tháo cốp pha).
Khi lịch biểu yêu cầu một nguồn lực quá mức sẵn có (ví dụ chuyên gia bảo mật duy nhất bị xếp hai việc cùng lúc), có hai kỹ thuật:
| San bằng nguồn lực | Làm mịn nguồn lực | |
|---|---|---|
| Mục tiêu | Không vượt giới hạn nguồn lực | Giảm dao động nhu cầu nguồn lực |
| Dịch chuyển hoạt động | Được phép vượt dự trữ | Chỉ trong phạm vi dự trữ |
| Đường găng | Có thể thay đổi | Không thay đổi |
| Ngày kết thúc | Có thể lùi | Không lùi |
Ví dụ: chuyên gia bảo mật được xếp hai việc cùng ngày 10–11. Việc thứ hai có dự trữ 3 ngày → làm mịn: dời việc thứ hai sang ngày 12–13, ngày kết thúc giữ nguyên. Nếu việc thứ hai không có dự trữ → san bằng: dời việc đó, dự án lùi 2 ngày (hoặc thuê thêm chuyên gia — khi đó lại là bài toán chi phí).
Một hệ quả quan trọng: sau khi san bằng nguồn lực, đường găng thường dài hơn đường găng thuần tuý theo logic. Đường găng có tính đến ràng buộc nguồn lực chính là ý tưởng của chuỗi găng.
Phương pháp chuỗi găng (critical chain, do Eliyahu Goldratt đề xuất, dựa trên thuyết ràng buộc) xuất phát từ quan sát: mỗi người thường đệm ẩn vào ước lượng của mình, nhưng phần đệm đó hay bị lãng phí vì hội chứng sinh viên (để đến phút chót mới làm) và định luật Parkinson (công việc kéo dài cho hết thời gian được cho). Cách làm:
Ví dụ: chuỗi găng đã hoàn thành 40% nhưng bộ đệm dự án đã tiêu 70% → vùng đỏ, PM cần hành động khắc phục ngay chứ không chờ đến mốc.
Các điểm hay bị hỏi: rút ngắn tăng chi phí, làm song song tăng rủi ro; chỉ nén hoạt động găng; tính độ dốc và chọn hoạt động rẻ nhất; san bằng có thể làm trễ ngày kết thúc, làm mịn thì không; chuỗi găng dùng bộ đệm dự án và bộ đệm hội nhập thay cho đệm ẩn. Trước khi nén, luôn kiểm tra xem khách hàng có chấp nhận giảm phạm vi hoặc dời mốc không — đó cũng là lựa chọn hợp lệ, cần quyết định của nhà tài trợ. Có thể kết hợp với EVM để theo dõi chi phí sau khi rút ngắn.
5 câu · Đạt từ 70 %
Theo PMBOK® Guide – Ấn bản 8 (PMI, 2025): 6 nguyên tắc, 7 lĩnh vực hiệu suất, 5 nhóm trọng tâm với 40 quy trình không bắt buộc. PMBOK là nhãn hiệu đã đăng ký của Project Management Institute.