Bài 4.7 · Chương 4: 5 nhóm trọng tâm và 40 quy trình
Kế hoạch quản lý dự án khác tài liệu dự án ra sao, tài liệu nào được tạo ở nhóm trọng tâm nào, cập nhật khi nào và ai giữ. Bài này mô tả luồng thông tin từ khởi tạo đến kết thúc, cách giữ tài liệu "sống" và tránh thừa giấy tờ.
| Nhóm trọng tâm | Tài liệu tiêu biểu được tạo | Tài liệu được dùng và cập nhật |
|---|---|---|
| Khởi tạo | Điều lệ dự án, nhật ký giả định, sổ đăng ký bên liên quan | Tình huống kinh doanh, thoả thuận, tài sản quy trình tổ chức |
| Lập kế hoạch | Kế hoạch quản lý dự án, các đường cơ sở, sổ đăng ký rủi ro, ma trận truy xuất yêu cầu | Điều lệ, nhật ký giả định, sổ đăng ký bên liên quan |
| Thực hiện | Sản phẩm bàn giao, dữ liệu hiệu suất công việc, nhật ký vấn đề, yêu cầu thay đổi | Kế hoạch, sổ bài học kinh nghiệm, sổ đăng ký rủi ro |
| Giám sát và kiểm soát | Thông tin và báo cáo hiệu suất, quyết định về yêu cầu thay đổi | Các đường cơ sở, dữ liệu hiệu suất, mọi sổ đăng ký |
| Kết thúc | Báo cáo kết thúc, tài sản quy trình tổ chức được cập nhật | Sản phẩm đã chấp nhận, sổ bài học kinh nghiệm, hợp đồng |
Điểm đáng chú ý: thông tin đi vào dự án từ yếu tố môi trường doanh nghiệp (luật, thị trường, văn hoá) và tài sản quy trình tổ chức (biểu mẫu, chính sách, dữ liệu dự án cũ), và đi ra ở cuối dự án để làm giàu tài sản quy trình tổ chức cho các dự án sau. Đây là vòng học hỏi của tổ chức.
Nhật ký giả định. Bắt đầu ở khởi tạo với các giả định cấp cao và ràng buộc trong điều lệ, được bổ sung trong lập kế hoạch. Giả định sai là nguồn rủi ro lớn; mỗi giả định quan trọng nên có người kiểm chứng và thời điểm kiểm chứng.
Nhật ký vấn đề. Ghi những điều đã xảy ra và cần xử lý, khác với rủi ro (điều có thể xảy ra). Mỗi vấn đề có người phụ trách, hạn xử lý và trạng thái. Một rủi ro xảy ra sẽ chuyển thành vấn đề.
Sổ đăng ký bên liên quan. Danh sách bên liên quan, mức quan tâm, ảnh hưởng, kỳ vọng và chiến lược gắn kết. Cần cập nhật khi có người mới, người rời đi hoặc thái độ thay đổi.
Ma trận truy xuất yêu cầu. Liên kết mỗi yêu cầu với mục tiêu kinh doanh, sản phẩm bàn giao và ca kiểm thử. Nó giúp trả lời "tính năng này vì sao tồn tại" và "đã kiểm thử yêu cầu này chưa".
Sổ bài học kinh nghiệm. Không đợi đến cuối dự án mới viết. Ghi nhận liên tục giúp áp dụng bài học ngay trong dự án và chuyển vào kho tri thức của tổ chức khi kết thúc.
Trong agile, nhiều tài liệu được thay bằng tạo phẩm nhẹ và hiển thị: Product Backlog thay cho phần lớn tài liệu yêu cầu, bảng công việc thay cho báo cáo tiến độ chi tiết, biểu đồ burndown hoặc dòng tích luỹ thay cho bảng phân tích chênh lệch, nhật ký trở ngại thay cho nhật ký vấn đề. Nguyên tắc là "tài liệu vừa đủ": giữ những gì giúp đội làm việc hoặc đáp ứng yêu cầu tuân thủ, quản trị; bỏ những gì không ai đọc. Ngay cả trong agile, các tài liệu như hợp đồng, hồ sơ tuân thủ, quyết định kiến trúc quan trọng vẫn cần được lưu chính thức.
Đề thi thường hỏi "PM nên cập nhật tài liệu nào?" hoặc "cần yêu cầu thay đổi không?". Hãy phân biệt: thay đổi đường cơ sở hoặc kế hoạch đã phê duyệt → qua kiểm soát thay đổi; cập nhật tài liệu dự án (nhật ký vấn đề, sổ rủi ro, sổ bên liên quan) → PM và đội làm như một phần công việc thường ngày. Một bên liên quan mới xuất hiện → cập nhật sổ đăng ký bên liên quan trước tiên. Ôn thêm Nhóm Lập kế hoạch và Nhóm Giám sát và kiểm soát.
5 câu · Đạt từ 70 %
Theo PMBOK® Guide – Ấn bản 8 (PMI, 2025): 6 nguyên tắc, 7 lĩnh vực hiệu suất, 5 nhóm trọng tâm với 40 quy trình không bắt buộc. PMBOK là nhãn hiệu đã đăng ký của Project Management Institute.