Đóng hợp đồng mua sắm: nghiệm thu cuối, bảo hành, kiểm toán và đánh giá nhà cung cấp

Một dự án có thể có hàng chục hợp đồng, và mỗi hợp đồng cần được đóng riêng trước khi dự án kết thúc. Bài này đi qua danh mục đóng hợp đồng: nghiệm thu cuối, xử lý khiếu nại còn treo, tiền giữ lại và bảo lãnh, bảo hành, kiểm toán mua sắm, đánh giá nhà cung cấp và lưu hồ sơ.

Trung cấp6 phút đọc5 câu hỏiCập nhật 28/09/2026

Lĩnh vực hiệu suất

Tài chính

Các bên liên quan

Nguyên tắc

Lãnh đạo có trách nhiệm giải trình

Nhóm trọng tâm

Kết thúc

Giám sát & kiểm soát

Bài Thực hiện và kiểm soát mua sắm đi từ chọn nhà cung cấp đến quản lý hợp đồng và tranh chấp. Bài này tập trung vào chặng cuối thường bị làm vội: đóng hợp đồng. Một hợp đồng chưa được đóng đúng cách có thể để lại nghĩa vụ thanh toán, bảo lãnh chưa giải toả, khiếu nại âm ỉ, và lỗ hổng pháp lý kéo dài nhiều năm sau khi đội dự án đã giải tán.

Đóng hợp đồng và đóng dự án là hai việc

Dự án có thể có nhiều hợp đồng: thiết kế, thi công, thiết bị, phần mềm, tư vấn giám sát. Mỗi hợp đồng có thể kết thúc ở thời điểm khác nhau, có khi rất sớm (hợp đồng khảo sát xong ở tháng thứ hai). Vì vậy:

Đóng hợp đồng diễn ra khi từng hợp đồng hoàn tất hoặc bị chấm dứt, có thể ở bất kỳ giai đoạn nào.
Đóng dự án chỉ hoàn tất khi mọi hợp đồng đã được đóng hoặc chuyển giao rõ ràng cho đơn vị khác quản lý (ví dụ hợp đồng bảo trì chuyển cho vận hành).

Trong hợp đồng, bên mua (thường do bộ phận mua sắm hoặc người có thẩm quyền ký kết đại diện) mới là bên chính thức đóng hợp đồng. PM cung cấp xác nhận về kỹ thuật, tiến độ, chất lượng và phối hợp chặt với bộ phận đó.

Danh mục đóng hợp đồng

Danh mục đóng hợp đồng theo trình tự: nghiệm thu cuối, xử lý khiếu nại, thanh toán và tiền giữ lại, bảo hành, kiểm toán mua sắm, đánh giá nhà cung cấp, lưu hồ sơ

Thuật ngữ chính

Kế hoạch quản lý mua sắm · Procurement Management Plan

Kế hoạch thành phần mô tả cách dự án mua hàng hoá, dịch vụ từ bên ngoài: hạng mục cần mua, loại hợp đồng dự kiến, phương thức lựa chọn nhà cung cấp, tiêu chí đánh giá, mốc thời gian mua sắm, vai trò và thẩm quyền, cách quản lý rủi ro hợp đồng và tuân thủ quy định đấu thầu.

Tuyên bố công việc mua sắm · Procurement Statement of Work (SOW)

Tài liệu mô tả hạng mục cần mua đủ chi tiết để người bán tiềm năng tự đánh giá có đáp ứng được hay không: số lượng, chất lượng, mức hiệu suất, thời gian, địa điểm, yêu cầu bảo hành, báo cáo… SOW được xây dựng từ đường cơ sở phạm vi và có thể viết theo hướng hiệu suất (performance), chức năng (functional) hoặc thiết kế (design). Nó được đưa vào hồ sơ mời thầu như RFI, RFQ, RFP và có thể được chỉnh sửa trong quá trình mua sắm cho tới khi ký hợp đồng.

Tiền giữ lại · Retention (Retainage)

Một tỷ lệ phần trăm của mỗi lần thanh toán mà bên mua tạm giữ lại, chỉ trả cho nhà thầu khi hoàn thành công việc, nghiệm thu hoặc hết thời gian bảo hành. Khoản giữ lại tạo động lực để nhà thầu xử lý dứt điểm danh sách tồn đọng và sửa lỗi, đồng thời là nguồn bù đắp nếu nhà thầu không khắc phục. Tỷ lệ, điều kiện giải toả và việc có cho thay thế bằng bảo lãnh ngân hàng hay không phải ghi rõ trong hợp đồng.

Bảo đảm dự thầu và bảo đảm thực hiện hợp đồng · Bid Bond and Performance Bond

Hai công cụ bảo đảm tài chính trong mua sắm, thường dưới dạng thư bảo lãnh ngân hàng hoặc đặt cọc. Bảo đảm dự thầu ràng buộc nhà thầu không rút hồ sơ, không từ chối ký hợp đồng sau khi trúng thầu; bị tịch thu nếu vi phạm. Bảo đảm thực hiện hợp đồng nộp trước khi hợp đồng có hiệu lực, bảo vệ bên mua nếu nhà thầu không hoàn thành nghĩa vụ. Đây là công cụ chuyển giao một phần rủi ro tài chính sang bên bán và bên bảo lãnh.

Giải quyết tranh chấp thay thế · Alternative Dispute Resolution (ADR)

Các cách giải quyết tranh chấp ngoài toà án, thường dùng cho khiếu nại (claim) hợp đồng trong quy trình Kiểm soát mua sắm. Thứ tự ưu tiên: đàm phán trực tiếp giữa các bên là cách được ưa chuộng nhất; nếu không thành thì dùng hoà giải (mediation – bên thứ ba trung lập giúp các bên tự đi tới thoả thuận, không có quyền quyết) hoặc trọng tài (arbitration – bên thứ ba nghe hai bên và ra phán quyết, thường có tính ràng buộc). Hợp đồng nên quy định trước cơ chế ADR.

Kiểm toán mua sắm · Procurement Audit

Rà soát có cấu trúc toàn bộ quá trình mua sắm của dự án, từ lập kế hoạch, lựa chọn nhà cung cấp, quản lý hợp đồng đến đóng hợp đồng, để tìm ra điều làm tốt, điều cần cải thiện và bảo đảm tuân thủ quy định. Kết quả được đưa vào bài học kinh nghiệm và tài sản quy trình của tổ chức; mục đích là học hỏi, không phải tìm người để phạt.

Đánh giá hiệu suất nhà cung cấp · Vendor Performance Evaluation

Việc ghi nhận khách quan, có bằng chứng, nhà cung cấp đã thực hiện hợp đồng ra sao: chất lượng, tiến độ, chi phí, hợp tác, tuân thủ. Đánh giá được làm định kỳ trong hợp đồng và chốt lại khi đóng hợp đồng, rồi lưu vào hồ sơ nhà cung cấp của tổ chức để dùng khi lựa chọn nhà thầu lần sau.

Ôn 7 thuật ngữ bằng thẻ ghi nhớ

Đóng hợp đồng mua sắm: nghiệm thu cuối, bảo hành, kiểm toán và đánh giá nhà cung cấp

Đóng hợp đồng và đóng dự án là hai việc

Danh mục đóng hợp đồng

Ví dụ: đóng hợp đồng lắp đặt hệ thống camera

Sai lầm thường gặp

Liên kết với kế hoạch

Liên hệ với đề thi PMP

Điểm cần nhớ

Mẹo thi PMP

Thuật ngữ chính

Liên hệ đề thi PMP (ECO 2026)

Tài liệu tham khảo

Trắc nghiệm nhanh

Hoàn thành bài học