- Cuộc họp khởi động · Kick-off Meeting
- Cuộc họp đánh dấu bắt đầu dự án hoặc một giai đoạn, nhằm thống nhất mục tiêu, phạm vi, vai trò, cách làm việc, kênh giao tiếp và cam kết của các bên. Với dự án nhỏ thường chỉ có một buổi sau lập kế hoạch; dự án nhiều giai đoạn có thể có buổi khởi động cho từng giai đoạn. Đây là cơ hội sớm để xây dựng quan hệ và lòng tin, giới thiệu kế hoạch truyền thông và quy trình kiểm soát thay đổi.
- Điều lệ dự án · Project Charter
- Tài liệu do nhà tài trợ (hoặc người khởi xướng) ban hành để chính thức cho phép dự án tồn tại và trao cho PM thẩm quyền sử dụng nguồn lực của tổ chức. Thường nêu mục đích, mục tiêu đo được, yêu cầu và rủi ro mức cao, mốc tổng quát, ngân sách sơ bộ, các bên liên quan chính, tiêu chí phê duyệt và tên PM.
- Tầm nhìn chung · Shared Vision
- Hình ảnh rõ ràng, được cả đội và bên liên quan chính cùng hiểu và đồng thuận về việc dự án tồn tại để làm gì, cho ai và thành công trông như thế nào. Tầm nhìn chung giúp đội tự ra quyết định nhất quán khi không có PM bên cạnh và là nền cho việc trao quyền.
- Điều lệ đội · Team Charter
- Tài liệu do chính đội cùng xây dựng, ghi các giá trị, thoả thuận làm việc và hướng dẫn hành xử chung: cách giao tiếp, cách ra quyết định, quy trình xử lý xung đột, lịch họp, giờ làm việc chung. Điều lệ đội giúp làm rõ kỳ vọng ngay từ đầu, hỗ trợ thành viên mới hoà nhập và là căn cứ để nhắc nhở nhau khi có hành vi lệch chuẩn.
- Quy tắc cơ bản · Ground Rules
- Những kỳ vọng rõ ràng về hành vi được đội chấp nhận khi làm việc cùng nhau, thường ghi trong điều lệ đội: đúng giờ, cách tranh luận, thời gian phản hồi, cách ra quyết định, cách xử lý bất đồng. Quy tắc hiệu quả nhất khi do chính đội thảo luận và thống nhất từ sớm; khi được đồng thuận, mọi thành viên – không chỉ PM – có trách nhiệm nhắc nhau tuân thủ. Quy tắc rõ giảm hiểu lầm và ngăn nhiều xung đột trước khi chúng phát sinh.
- Ma trận phân công trách nhiệm · Responsibility Assignment Matrix (RAM)
- Bảng đối chiếu công việc (gói công việc, sản phẩm bàn giao, quyết định) với người hoặc nhóm để thể hiện ai làm gì. RACI là dạng phổ biến nhất của RAM. Nguyên tắc quan trọng: mỗi hạng mục chỉ có một người chịu trách nhiệm giải trình cuối cùng, tránh tình trạng "ai cũng có phần nên không ai chịu trách nhiệm".
- Chương trình và biên bản cuộc họp · Meeting Agenda and Minutes
- Chương trình họp gửi trước nêu mục đích, các nội dung, người trình bày, thời lượng và tài liệu cần đọc, giúp người dự chuẩn bị và cuộc họp đúng trọng tâm. Biên bản ghi lại người tham dự, quyết định, hành động cần làm kèm người phụ trách và hạn hoàn thành, các vấn đề còn mở; nên gửi sớm sau họp để xác nhận. Biên bản là bằng chứng chính thức của quyết định và là đầu vào cập nhật nhật ký vấn đề, nhật ký quyết định.
